Jede beim RBJ eingereichte Beschwerde durchläuft das folgende Verfahren.
In einer ersten Prüfung beurteilt das Generalsekretariat, ob die Beschwerde die formellen Zulässigkeitskriterien erfüllt: Identität des Beschwerdeführers, Benennung des betroffenen Mediums oder Journalisten, Kopie, Referenzen oder Hyperlink zu der angefochtenen medialen Produktion, Einhaltung einer Frist von höchstens zwei Monaten nach Ausstrahlung oder Veröffentlichung, Gründe für die Beschwerde, maximale Länge von 5.000 Zeichen (ohne Leerzeichen).
Eine zweite Prüfung betrifft die inhaltliche Zulässigkeit: Es geht darum zu überprüfen, ob die Beschwerde mögliche Verstöße gegen die journalistische Berufsethik betrifft.
Fehlen Informationen, wird der/die Beschwerdeführer/in aufgefordert, diese nachzureichen. Wenn die Beschwerde die Länge von 5.000 Zeichen (ohne Leerzeichen) überschreitet, so bittet das Generalsekretariat den/die Beschwerdeführer/in, ihm eine neue Fassung vorzulegen, die diese Bedingung für die formelle Zulässigkeit erfüllt.
Ist die Beschwerde (formell und inhaltlich) zulässig, wird eine Akte angelegt. Diese Verfahrenseröffnung greift nicht vor, ob die Beschwerde begründet ist oder nicht, was erst am Ende des Verfahrens entschieden wird.
Sobald die Akte angelegt ist, beginnt auf jeden Fall die Suche nach einer für die Parteien akzeptablen einvernehmlichen Lösung. Zwei Situationen sind möglich:
- Wenn das von der Beschwerde betroffene Medium über eine interne Vermittlungsstelle verfügt, und wenn sich die beschwerdeführende Partei noch nicht an diese Stelle gewandt hat, so legt der RBJ ihr die Beschwerde zur Bearbeitung vor. Wenn die Parteien sich untereinander auf eine einvernehmliche Lösung einigen, informiert das Medium das Generalsekretariat des RBJ darüber, der die Akte schließt (direkte einvernehmliche Lösung). Wenn sich die Parteien nicht einigen können oder wenn nach Ablauf eines Monats keine Lösung gefunden wurde, dann nimmt das Generalsekretariat des RBJ das Verfahren in die Hand, wobei zunächst nach einer einvernehmlichen Lösung gesucht wird, diesmal unter seiner Federführung;
- Im letztgenannten Fall oder wenn das Medium nicht über eine solche Vermittlungsstelle verfügt, benachrichtigt das Generalsekretariat den betroffenen Journalisten bzw. die betroffene Journalistin und das betroffene Medium über die Einreichung der Beschwerde und sucht in Einvernehmen mit den Parteien nach einer einvernehmlichen Lösung, um den Streit beizulegen.
Im Falle einer einvernehmlichen Lösung wird der Vorgang abgeschlossen und als erfolgreiche Vermittlung abgelegt.
Wenn keine einvernehmliche Lösung gefunden wird, wird der Vorgang (bestehend aus der Beschwerde und der ersten Antwort des Mediums oder des Journalisten bzw. der Journalistin) erstmals dem vollständig versammelten Rat für Berufsethos der Journalisten vorgelegt, um über die geeigneten Bearbeitungsmaßnahmen zu entscheiden.
Um den Inhalt einer Beschwerde zu erörtern, kann der Rat ein mündliches Verfahren (Anhörung einer oder mehrerer Parteien) oder ein schriftliches Verfahren (Austausch von schriftlichen Argumenten) einleiten. Jede Partei kann somit zweimal im Verfahren vor der endgültigen Entscheidung des RBJ Stellung nehmen.
Zu beachten ist, dass jede im Rahmen der Untersuchung übermittelte Argumentation eine maximale Länge von 12.500 Zeichen (ohne Leerzeichen) nicht überschreiten und nicht mehr als drei Beilagen haben darf.
Jede Partei kann eine Anhörung beantragen.
Jede Partei kann außerdem die Ablehnung bestimmter Mitglieder des Rates beantragen, wenn diese sich in einem Interessenkonflikt befinden oder die redaktionelle Verantwortung für die beanstandete mediale Produktion tragen. Zudem kann ein Mitglied in vier Situationen automatisch abgelehnt werden: wenn es von der Beschwerde unmittelbar betroffen ist, wenn es die Interessen einer in die Beschwerde involvierten Partei verteidigen muss, wenn es für oder gegen die von der Beschwerde betroffene Produktion oder Praxis öffentlich Stellung bezogen hat, oder wenn es selbst namentlich beschuldigt wird in der streitigen medialen Produktion.
Die Beschwerdeführer können auch in der endgültigen Entscheidung des RBJ, die veröffentlicht wird, Anonymität beantragen. Im Allgemeinen wird auf Transparenz gesetzt, aber in einigen Fällen wird die Anonymität akzeptiert, um den Schaden nicht noch zu erhöhen.
Anträge auf Anonymität, Anhörungen und Ablehnungen müssen begründet werden, damit der RBJ ihren Inhalt beurteilen kann.
